شيوه‌نامه تكميل فرم مخصوص رأي و تنظيم گردش كار آن() مصوب 8/10/1392 هيأت‌عالي نظارت به‌منظور حسن اجراي مقررات مربوط به رسيدگي به تخلفات اداري و صدور رأي، هيأت‌هاي بدوي و تجديدنظر رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان مكلفند در تكميل فرم مخصوص رأي (موضوع ماده 39 آيين‌نامه اجرايي قانون رسيدگي به تخلفات اداري)() و تنظيم گردش كار آن، ‌موارد زير را رعايت نمايند. الف) تكميل فرم رأي 1- نام صحيح و كامل هيأت صادركننده رأي در سطر اول، حسب مفاد ماده يك قانون رسيدگي به تخلفات اداري، نام صحيح و كامل هيأت صادركننده رأي بايد به اين صورت باشد: «هيأت بدوي/ تجديدنظر رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان ..... (چنانچه هيأت رسيدگي‌كننده شعبه موضوع بند 9 ماده 35 آيين‌نامه اجرايي قانون فوق() باشد، ذكر نام شعبه نيز الزامي است) 2- مشخصات سجلي كارمند براي حصول اطمينان از انتساب رأي صادره به شخص موردنظر، درج مشخصات كامل فردي متهم (مشتمل بر نام و نام خانوادگي، تاريخ تولد، شماره شناسنامه، محل صدور، كد ملي و نام پدر) در فرم رأي الزامي است. 3- نوع استخدام در سطر دوم پس از واژه مستخدم نوع استخدام وي (رسمي،‌ ثابت، دائم،‌ پيماني و يا قرارداد كار معين يا مشخص يا خريدخدمت) نوشته شود. درج نوع استخدام در تشخيص شمول قانون رسيدگي به تخلفات اداري بر وضعيت فرد مؤثر است. 4- مدرك تحصيلي (آخرين مدرك تحصيلي) و سوابق كاري متهم (گروه/ طبقه شغلي،‌ سابقه كار و پست سازماني) اين موارد، بيانگر بخشي از موقعيت و سوابق كارمند (موضوع ماده21 آيين‌نامه اجرايي)() است،‌ بنابراين درج آن‌ها در آراء ضروري است©171©. 5- حالت استخدامي در فرم رأي و در قسمت مربوط به «حالت استخدامي كارمند در زمان صدور رأي» پس از عنوان حالت استخدامي، منحصراً‌ يكي از حالت‌هاي استخدامي احصاء شده در ماده 120 قانون مديريت خدمات كشوري() و يا مذكور در مقررات دستگاه‌هاي داراي مقررات استخدامي خاص قيد شود. چون برخي از حالات استخدامي، موجب خروج كارمند از شمول قانون رسيدگي به تخلفات اداري مي‌شود، لذا به‌منظور تشخيص شمول قانون بر وضعيت متهم در زمان صدور رأي، ذكر اين موارد در آراء الزامي است. 6- انطباق درست هر تخلف،‌ صرفاً‌ با يكي از بندهاي ماده 8 قانون رسيدگي به تخلفات اداري() (موضوع ماده 20 آيين‌نامه اجرايي)() در موارد محكوميت، صرفاً بندهاي مربوط به اتهاماتي را كه هيأت محرز تشخيص مي‌دهد،‌ در اين قسمت از فرم رأي محكوميت قيد شود. 7- ذكر عنوان كامل و دقيق مجازات و بند استنادي مربوط (در مواردي كه هيأت تخلف يا تخلفات اداري را محرز تشخيص مي‌دهد.) در همين ارتباط: - در مواردي كه نوع و ميزان تنبيه اداري تخلفات اداري در قوانين معين است، تنبيه اداري مذكور در رأي بايد با مجازات مقرر در قانون مربوط، منطبق باشد. - در مجازات‌هاي موضوع بندهاي (ج)،‌ (د)‌، (هـ)‌، و (ز)‌ ماده 9 قانون رسيدگي به تخلفات اداري، مدت تنبيه اداري در محدوده زماني مذكور در اين بندها و در تنبيه اداري موضوع بند(و)() حسب مفاد دادنامه شماره 1004 مورخ 16/9/1386 هيأت عمومي ديوان عدالت اداري و اينكه محروميت مذكور براي تمام طول مدت خدمت نيست، مدت مجازات به تشخيص هيأت تعيين مي‌شود. حسب تصميم متخذه در جلسه مورخ 14/8/1379 هيأت‌عالي نظارت؛ مدت زمان تعيين‌شده در بند اخير به هر دو مجازات مذكور در آن تسري دارد. به‌علاوه، با عنايت به اينكه بند مزبور دو مجازات متفاوت را احصاء نموده است،‌ لذا هيأت‌ها در صدور رأي براي يك پرونده، صرفاً‌ يكي از آنها را مي‌توانند اعمال كنند. - در تنبيهات اداري بندهاي (ج) و (ح) به ترتيب ميزان كسر حقوق و فوق‌العاده شغل يا©172© عناوين مشابه و ميزان حقوق مبناي پرداختي مربوط در محدوده مقرر در اين بندها و نيز در تنبيه اداري موضوع بند (ط)‌ ميزان تقليل گروه بايد مشخص شود. () - در مجازات تغيير محل جغرافيايي خدمت مندرج در بند (هـ) () هيأت‌ها با توجه به پرونده اتهامي و هماهنگي قبلي از حيث امكان اجراي رأي،‌ حتماً ‌محل خدمت جديد مستخدم را در رأي تعيين نمايند. (با لغو ماده 51 قانون بازسازي نيروي انساني()، اختيار دستگاه براي تعيين محل خدمت در مورد اين مجازات سلب شده است) 8- درج نشاني (آدرس)‌ كارگزيني مربوط در آراي قابل پژوهش در موارد صدور آراي قابل پژوهش از سوي هيأت‌هاي بدوي، مطابق مفاد مادتين (24) و (25) آيين‌نامه اجرايي()، فقط آدرس اداره كارگزيني ذي‌ربط كارمند بايد به‌عنوان محل دريافت درخواست تجديدنظر ذكر شود. 9- درج مهلت اعتراض به ديوان عدالت اداري در آراي قطعي بر اساس تبصره 2 ماده 16 قانون تشكيلات و آيين‌دادرسي ديوان عدالت اداري()، مهلت تقديم دادخواست راجع به آراء و تصميمات قطعي هيأت‌ها،‌ براي اشخاص داخل كشور سه ماه و براي افراد مقيم خارج از كشور شش ماه از تاريخ ابلاغ آراء و تصميمات، مطابق قانون آيين‌دادرسي دادگاه‌هاي عمومي و انقلاب در امور مدني است. از آنجا كه مطابق تبصره مزبور، هيأت‌ها مكلفند در رأي يا تصميم خود تصريح نمايند كه رأي يا تصميم آن‌ها ظرف مدت مزبور در ديوان قابل اعتراض است، بنابراين، در آراء و تصميمات قطعي هيأت‌ها،‌ برحسب اقامتگاه متهم،‌ مهلت مربوط به شكايت به ديوان عدالت اداري تصريح شود. ب) گردش كار رأي مواردي كه در نوشتن گردش كار رأي بايد مورد توجه قرار گيرند، عبارتند از: 1- رعايت آيين نگارش نظر به اهميت آراي هيأت‌ها و آثار ناشي از آن،‌ لازم است در هنگام تنظيم گردش كار رأي،‌©173© آيين نگارش و نكات دستوري رعايت گردد و واژگان و اصلاحات مندرج در قانون رسيدگي به تخلفات اداري و آيين‌نامه اجرايي آن و دستورالعمل رسيدگي به تخلفات اداري و ساير قوانين و مقررات استنادي (برحسب مورد) استعمال شود. 2- ذكر خلاصه سوابق كاري كارمند از آنجا كه گردش كار رأي، معمولاً با ذكر خلاصه‌اي از سوابق كاري كارمند آغاز مي‌شود و نيز مطابق ماده 21 آيين‌نامه اجرايي قانون مزبور()‌، موقعيت و سوابق وي بايد مدنظر هيأت قرار گيرد. بنابراين: - نحوه ورود به خدمت و سال شروع به كار كارمند و نيز رده‌هاي خدمتي وي (مديريتي و غيرمديريتي) از آغاز اشتغال به كار تا زمان صدور رأي و موارد نظير آن،‌ علاوه بر موارد مذكور در بالاي فرم رأي،‌ ذكر شود. - ذكر موارد تشويق و تنبيهات احتمالي وي با قيد اينكه از طرف كدام مقام مجاز و در چه موضوعي بوده است. نكته: موقعيت و سوابق كارمند در مواردي كه تخلف يا تخلفات اداري محرز تشخيص داده مي‌شود،‌ در رأي صادره مؤثر است در آراي برائت از آن جهت كه نظر بر احراز اتهام يا اتهامات انتسابي نيست، موقعيت و سوابق كارمند، ‌قانوناً‌ تأثيري در رأي ندارد. 3- اشاره به شكايات يا اعلام واصله به هيأت با توجه به مفاد ماده 15 آيين‌نامه ياد‌شده()، مشخصات شكايت يا اعلام واصله به هيأت (شماره، تاريخ و مرجع شكايت يا اعلام)‌ به‌عنوان مبناي شروع رسيدگي و اتهام يا اتهامات انتسابي مذكور در آنها با قيد مصداق يا مصاديق مربوط توضيح داده شود. 4- تبيين سير مراحل رسيدگي پس از توضيح در مورد مرجع اعلام يا شكايت و اتهام يا اتهامات مندرج در آن، فرايند رسيدگي به پرونده اتهامي، از وصول شكايت يا اعلام تا صدور رأي شرح داده شود. با عنايت به اينكه سير رسيدگي به اتهام يا اتهامات به ترتيبي است كه در موارد 15 الي 21 آيين‌نامه اجرايي قانون()، آمده است، لذا اين ترتيب در توضيح مربوط به فرايند رسيدگي رعايت شود. براين اساس ذكر اين موارد ضروري است©174©: - هيأت پس از وصول شكايت يا اعلام، در جلسه خود (تاريخ جلسه بايد معين و صورت‌جلسه مربوط در پرونده موجود باشد) با توجه به بررسي‌هاي لازم موضوع صدر ماده 17 آيين‌نامه اجرايي،‌ اتهام يا اتهامات را متوجه متهم تشخيص داد و مقرر كرد موارد اتهامي (مشتمل بر مستند و عنوان قانوني و مصداق يا مصاديق اتهامي) كتباً ‌ابلاغ شود. - با توجه به الزام مذكور در ماده مزبور مبني بر ابلاغ كتبي موارد اتهام،‌ نوع ابلاغ اتهام (واقعي يا قانوني) مشخص شود. در مواردي كه ابلاغ اتهام واقعي است نشاني محل ابلاغ و در مواردي كه ابلاغ قانوني است دليل و طريق اين نحوه ابلاغ، و چنانچه گيرنده غير شخص مخاطب است،‌ نسبت وي با متهم و تاريخ ابلاغ به تمام حروف مشخص شود. - در مواردي كه متهم به استناد قسمت اخير ماده 17 آيين‌نامه اجرايي() تقاضا مي‌كند، هيأت مدارك لازم را در اختيار وي قرار دهد،‌ ذكر برگ رسيد، كه از اجابت تقاضاي متهم حكايت دارد، ضروري است. - در موارد تقاضاي تمديد مهلت دفاع،‌ ذكر تاريخ صورت‌جلسه هيأت كه به‌موجب آن با تقاضاي وي موافقت يا مخالفت شده است. - درصورتي‌كه متهم جواب كتبي ارسال كرده است،‌ گزيده‌اي از اظهارات وي كه متضمن مهمترين قسمت آن از لحاظ رد يا قبول اتهام يا اتهامات باشد،‌ به صورت نقل و قول مستقيم،‌ داخل گيومه عيناً نقل شود. - درصورت عدم ارسال جوابيه كتبي،‌ هيأت به قسمت اخير ماده (18) آيين‌نامه اجرايي() استناد نمايد تا جواز ادامه رسيدگي به اين قبيل موارد و صدور رأي روشن گردد. - در موارد حضور متهم در جلسه هيأت مشخص شود،‌ اين اقدام مطابق ماده (19) آيين‌نامه اجرايي يا تبصره ذيل آن() صورت گرفته است (درصورت اعمال ماده يا تبصره مذكور ذكر تاريخ جلسه و بخش مرتبط از توضيحات متهم كه در جلسه ارايه شده،‌ ضروري است.) 5- اتخاذ تصميم و صدور رأي به‌منظور اتخاذ تصميم درست و صدور رأي مستدل و مستند به قانون و مقررات مربوط مفاد ماده (21) آيين‌نامه اجرايي() به‌طور كامل رعايت شود. ماده فوق،‌ در اين ارتباط واجد دو فراز مهم است©175©: الف- عبارت مندرج در صدر ماده مزبور مشعر بر اينكه «هيأت پس از اتمام رسيدگي و ملاحظه اسناد و مدارك موجود در پرونده و توجه كامل به مدافعات متهم» اتخاذ تصميم مي‌نمايد،‌ در گردش كار تمامي آراء‌ اعم از برائت يا محكوميت؛ صرف نظر از نوع اتهام،‌ رده كارمندي و دستگاه مربوط قابليت تصريح دارد. لذا در جهت صدور رأي مستدل،‌ عبارت ياد‌شده در گردش كار همه آراء، عيناً‌ ذكر شود. ب- فراز دوم از ماده فوق «مواردي از جمله،‌ ميزان زيان وارد شده (اعم از مادي و معنوي)‌ به دولت يا اشخاص حقيقي يا حقوقي،‌ آثار سوء اجتماعي و اداري [تخلف يا تخلفات اداري] موقعيت و سوابق كارمند،‌ وجود يا فقدان سوء‌نيت» در آرايي كه در محكوميت كارمندان صادر مي‌شود قابليت لحاظ دارد و آراي برائت را از آن حيث كه اساساً اتهام يا اتهامات انتسابي وارد نيست،‌ در برنمي‌گيرد. عبارت «مواردي از جمله» كه در اول فراز دوم از ماده مزبور آمده بيانگر آنست كه موارد مصرح پس از اين عبارت، همه آن مواردي نيست كه هيأت بايد لحاظ نمايد،‌ بلكه جهاتي نظير آن،‌ همچون سكونت در مناطق محروم يا برخوردار، وضعيت تأهل و عائله‌مندي،‌ وضعيت معيشتي،‌ برخورداري از امتيازات قانوني اجتماعي مانند ايثارگري بايد در تعيين تنبيه اداري،‌ لحاظ گردد. با عنايت به اينكه ميزان تأثر اين موارد در آرايي كه اتهام يا اتهامات محرز تشخيص داده مي‌شود،‌ برحسب نوع تخلف يا تخلفات ارتكابي،‌ دستگاه ذي‌ربط و نظاير آن،‌ در هر پرونده نسبت به ساير پرونده‌ها متفاوت خواهد بود و در تعيين مجازات از سوي هيأت،‌ حسب مورد مي‌تواند از جهات مخففه يا مشدده باشد. تبيين اين موارد در گردش كار رأي براي مستدل و مستند بودن رأي و تشخيص تناسب بين تنبيه اداري با تخلف يا تخلفات اداري،‌ ضروري است. بنابراين،‌ رأي هيأت‌ها از دو جهت بايد واجد استدلال باشد: اول، با توجه به اهميت اصل برائت كه در اصل 37 قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران() و به تبع آن در ماده (23) دستورالعمل رسيدگي به تخلفات اداري() به آن تأكيد شده است، هيأت بايد مستقلاً استدلال نمايد كه به چه دليل يا دلايلي اتهام يا اتهامات را محرز تشخيص مي‌دهد. (مطابق فصل پنجم دستورالعمل فوق()،‌ اين دلايل عبارتند از: اقرار متهم اعم از كتبي©176© و شفاهي،‌ اسناد يا مدارك و اطلاعات، اظهارات شهود و مطلعين،‌ دلايل و اطلاعات و مدارك ارايه شده توسط گروه تحقيق و نظريه كارشناسي.) دوم، استدلال هيأت به‌نحوي كه از متناسب بودن مجازات تعييني حكايت كند. علاوه بر موارد فوق: - در موارد تشديد مجازات،‌ حسب مفاد ماده 23 قانون رسيدگي به تخلفات اداري()، دليل و مستندات جديد مربوطه ذكر شود. - در مواردي كه هيأت رسيدگي‌كننده،‌ هيأت تجديدنظر است، برحسب اينكه رأي بدوي يا حكم مقام اجرايي را تأييد يا نقض مي‌كند، دلايل اين تصميم و رأي ذكر گردد. - با عنايت به ماده 22 آيين‌نامه اجرايي كه مقرر مي‌دارد «جلسه‌هاي هيأت‌ها با شركت سه نفر از اعضاء ‌رسميت مي‌يابد و آراي آنها با نظر موافق حداقل دو نفر از اعضاء معتبر است»،‌ اينكه رأي با «اكثريت» يا «اتفاق» بوده است،‌ مشخص شود.