آیین‌نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس
مقدمه
حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش‌های دفاع‌مقدس و ثبت حماسه‌های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران‌بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع‌مقدس در ماده(3) اساسنامه بنیاد مصوب1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه‌ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آیین‌نامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری تدوین می‌شود .
ماده1) هدف
ایجاد روش یکنواخت برای مدیریت بر فرآیند «شناسایی، جمع‌آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری از اسناد مرتبط با دفاع ‌مقدس» برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ و میراث گران‌بهای دفاع‌مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه‌های مرتبط.
ماده2) تعاریف و اختصارات
1ـ بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع ‌مقدس.
2ـ اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع ‌مقدس، مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا.
3ـ شورای اسناد و مدارک: در این آیین‌نامه شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس پیش‌بینی شده است.
4ـ کمیته اسناد و مدارک استانی: در این آیین‌نامه منظور کمیته تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» می‌باشد که یکی از زیرمجموعه­های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش­های دفاع مقدس استان­ها (مصوب هیأت امنای بنیاد مورخ 1393/12/21) محسوب می‌شود.
5 ـ سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می‌باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌مقدس قرار دارد.
6 ـ سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می‌باشد.
7ـ اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام ‌باشد.
8 ـ اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اسناد و آثار دیداری، شنیداری و نوشتاری، اطلاعات ثبت و ضبط شده اعم از نوشتاری و غیرنوشتاری و الکترونیکی، وصیت‌نامه‌ها، دست‌نوشته‌ها، سخنرانی‌ها، اسناد شخصی، عکس، صوت، فیلم، اسناد شفاهی، طرح و نقشه و کالک عملیاتی و سایر حامل‌های اطلاعاتی مربوط به دفاع ‌مقدس که قبل از شروع رسمی جنگ تحمیلی عراق علیه ایران (1359/6/31)، حین و بعد از پایان جنگ (1367/05/27) تولید یا دریافت می‌شود را شامل می‌گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می‌شود.
9ـ سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول: کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، نهادها و سایر دستگاه‌های کشوری و لشکری، مؤسسات فرهنگی و سازمان‌های مردم‌نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت‌های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و تمام سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به‌نحوی از انحاء از بودجه عمومی دولت استفاده می‌نمایند.
ماده3) مستندات
الف ـ ‌بندهای «الف، هـ‌‌، و، ز» از ماده (3) اساسنامه بنیاد
ب ـ هدف‌های راهبردی(2 و3) از موضوع راهبردی شماره(1) سند راهبردی بنیاد
ج ـ فصل پنجم آیین‌نامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه‌بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی 1393/05/18
د ـ آیین‌نامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه‌بندی شده ابلاغی شورای‌عالی امنیت ملی.
ه ـ قانون اسناد ملی و مقررات آرشیو ابلاغی دولت.
ماده4) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع‌ مقدس
1ـ رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌ مقدس (رئیس)
2ـ معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
3ـ رئیس شورای اسناد ملی
4ـ نماینده تام­الاختیار دادستان‌ کل کشور
5 ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور
6 ـ نماینده تام­الاختیار معاون عملیات ستادکل نیروهای مسلح
7ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده کل آجـا
8 ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده کل سپـاه
9ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده نیروی انتظامی
10ـ نماینده تام­الاختیار وزیر جهاد کشاورزی
11ـ نماینده تام­الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح
12ـ نماینده تام­الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران
13ـ نماینده تام­الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری
14ـ نماینده تام­الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما
15ـ نماینده تام‌الاختیار مدیریت حوزه‌های علمیه
16 ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح
17ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا.
18ـ رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع‌مقدس (دبیر و عضو شورا)
تبصره1: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان‌های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می‌آید.
تبصره2: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ می­گردد.
تبصره3: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می‌باشد.
ماده5) وظایف و اختیارات شورای اسناد
1ـ سیاستگذاری،‌ هدایت، هماهنگی و نظارت بر کلیه فرآیندهای مربوط به اسناد و مدارک دفاع مقدس در سطح کشور، منطقه و بین‌الملل.
2ـ تصویب دستورالعمل‌‌ نحوه کشف، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع‌مقدس.
3 ـ تصویب دستورالعمل­های، ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع‌رسانی اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس دارای طبقه‌بندی و عادی.
4ـ تصویب آیین­نامه امحاء اوراق، اسناد و مدارک زائد دفاع مقدس و نظارت بر اجرای آن.
5 ـ تشخیص و تأیید اوراق، اسناد و مدارک زائد قابل امحاء که توسط سازمان اسناد و دستگاه‌های مجری برابر مفاد این آیین‌نامه تهیه و تنظیم شده باشد.
6 ـ استانداردسازی و تصویب برگه‌ها(فرم‌ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس.
تبصره1: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان‌های لشکری ازطریق رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ابلاغ می‌شود.
تبصره2: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان‌های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده3» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می‌شود.
ماده6) وظایف و اختیارات دبیرخانه:
1ـ نظارت بر حُسن اجرای این آیین‌نامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه‌های مشمول درخصوص اسناد و مدارک دفاع‌ مقدس.
2ـ تهیه گزارش نوبه‌ای درخصوص چگونگی اجرای مفاد آیین‌نامه و مصوبات شورای اسناد.
3ـ دریافت و بررسی فهرست‌ اسناد امحائی ارسالی از دستگاه‌های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه‌‌های مجری.
4ـ اعلام نحوه امحاء اسناد و اوراق زائد به دستگاه‌های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی.
5 ـ اعلام‌نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اوراق راکد سازمان‌های مشمول و ارائه در شورا برای تصمیم‌گیری.
6 ـ انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم‌گیری.
7ـ ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی، هم‌افزایی، مشارکت و همکاری‌ فی‌مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه.
8 ـ ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع‌مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب‌ترین روش‌های علمی و فناوری.
9ـ تشکیل و فعال‌سازی کمیته‌های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان‌های ذی‌ربط در راستای اجرای مفاد این آیین‌نامه.
10 ـ بهره‌برداری مناسب از امکانات و توانمندی‌های کلیه سازمان‌ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی.
11ـ ایجاد بانک جامع اسناد و مدارک دفاع‌مقدس به‌منظور دسترسی و بهره‌برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به‌صورت نظام‌مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.
ماده7) وظایف سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول:
1ـ سازمان­ها و دستگاه­های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آئین­نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل­ها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند.
2ـ آن دسته از سازمان­ها و دستگاه­های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد را ندارند، موظفند فهرست «درخواست تعیین تکلیف» را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن­ها اقدام لازم به عمل آید.
3 ـ در صورت عدم تأیید فهرست‌ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند.
4ـ مسئولیت ارزش‌گذاری اولیه اسناد دفاع‌ مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می‌باشـد.
5 ـ پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک با اصل آنها، اسناد و مدارک مربوط را بسته‌بندی و مراتب را با تنظیم برگه نامه صورتجلسه اوراق به «سازمان اسناد» تحویل نمایند.
6 ـ سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول، آن‌ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد.
7ـ سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل‌های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه می‌باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود.
8 ـ اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه‌بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود.
9ـ کلیه سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری این آیین‌نامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم‌افزار به سازمان اسناد تحویل دهند
ماده8) وظایف کمیته اسناد استانی:
کمیته اسناد استانی وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آیین‌نامه بر عهده دارد.
ماده9) دستورات هماهنگی:
1ـ سازمان‌ها و دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه موظفند فهرست مشروح اسناد و مدارک دفاع‌مقدس را که در اختیار دارند یا در اختیار آنها قرار می‌گیرد و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می‌زند را به شورای اسناد ارائه نمایند و در صورت تصویب شورای مذکور برابر مصوبه مربوط برای مدت مقرر موارد مذکور محرمانه محسوب و تا انقضای مدت مقرر و یا تصمیم مجدد شورا، قابل ارائه به مراجعان (به‌استثنای مراجع صالحه قانونی) نمی­باشد.
2ـ فرایند شناسایی، جمع­آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره­برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه­های مشمول انجام خواهد شد.
3ـ به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره‌کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چارچوب این آیین‌نامه انجام خواهد شد.
4ـ کلیه سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری موظفند از امحاء اوراق، اسناد و مدارک دفاع مقدس خارج از ضوابط و مقررات این آیین‌نامه جلوگیری نمایند.
ماده10) این آیین‌نامه در 10 ماده و 5 تبصره در تاریخ 1395/12/5 به تصویب هیأت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌مقدس رسید و از تاریخ تصویب لازم‌الاجرا می‌باشد.
رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ـ سرلشکر پاسدار محمد باقری